Simulacros para practicar su estrategia de gestión de crisis

Las catástrofes naturales, los actos de violencia y los escándalos corporativos, entre otros eventos, han puesto a prueba los planes de gestión de crisis de las empresas y su capacidad de respuesta ante emergencias en los últimos años. Pero los profesionales de riesgos no deben esperar a la ocurrencia de estos eventos críticos para el negocio para formular sus posibles planes de respuesta. A continuación le contamos cómo los simulacros de crisis pueden preparar a sus empleados y a su organización para un acontecimiento de estas características.

¿Cómo funcionan los simulacros?

La capacitación corporativa a menudo supone que los empleados estudien diversos temas en detalle. Sin embargo, la mayoría de estos empleados obtienen más beneficio de un aprendizaje más práctico e interactivo, como la simulación de casos reales. En una situación de crisis real, cuando los empleados no pueden recurrir a manuales escritos o digitales, es especialmente importante comprender cómo se puede desarrollar un evento de estas características y sus acciones de respuesta esperadas.

A través de ejercicios de simulacro, un moderador realiza un recorrido por un hipotético escenario de crisis y evalúa la respuesta potencial de la empresa. En cada paso, el moderador hace preguntas de prueba al grupo y anima a los participantes a desafiarse entre ellos. El objetivo es revisar las mejores prácticas, funciones y responsabilidades, áreas de posible mejora y nuevas ideas que puedan incorporarse en los planes de respuesta ante situaciones de crisis.

Lo ideal es que el ejercicio comience con una breve revisión de los procedimientos y procesos existentes antes de pasar al escenario previamente seleccionado para el simulacro. Por lo general, el caso incluye dos partes: una respuesta inmediata o inicial seguida de acciones de respuesta durante un período de tiempo más largo. Este plazo puede variar de unas pocas horas a varios días o semanas después del suceso inicial.

¿Qué escenario deberíamos practicar?

Antes de elegir un escenario para el ejercicio de simulación, los organizadores deben acordar los objetivos: ¿Queremos valorar cómo de capacitada está la empresa para comunicarse durante una crisis? ¿Queremos enfocarlo hacia cómo mantener seguros a los empleados? ¿O cuál es el objetivo?

El objetivo principal determinará qué escenario simular. Por ejemplo, si el foco son las acciones de comunicación, conviene elegir un escándalo corporativo u otro evento reputacional. Si el objetivo es analizar las acciones de respuesta ante emergencias relacionadas con la seguridad de los empleados, un incidente como una amenaza de atentado terrorista o de catástrofe natural podría ser más apropiado.

¿Quién debería estar involucrado?

Los objetivos también deberían influir en qué empleados y departamentos participan en el ejercicio. Por ejemplo, un evento de reputación u otra crisis que requiera una respuesta a largo plazo podría requerir la participación de líderes senior. Mientras tanto, el personal de medio ambiente, recursos humanos, instalaciones, seguridad, salud y, potencialmente, de cumplimiento y legal, deberían participar si el escenario involucra amenazas vitales de los empleados.

La persona que lidere el ejercicio estará, normalmente, determinada por la antigüedad de los participantes del simulacro. Un gerente podría ser un moderador ideal si están involucrados líderes de alto rango, mientras que el personal de salud y seguridad podría dirigir ejercicios que involucren a los empleados de menor rango. Otra opción sería elegir un experto imparcial en gestión de crisis externo a la organización para realizar el ejercicio.

Es prácticamente imposible prepararse para cada uno de los tipos de crisis. Pero el ejercicio de gestión y planificación de este tipo de sucesos podría ayudar a aliviar una situación de emergencia y, en última instancia, los impactos en su empresa. Mediante ejercicios de simulación basados en escenarios del mundo real, puede preparar y proteger mejor su organización, su gente y su reputación.