Protéger votre concession auto contre les pertes attribuables à la malhonnêteté des employés

Lorsque vous rencontrez des concessionnaires, il n’est pas rare d’entendre parler de toutes les pertes dues à « des mains dans votre poche ». Si vous n’en avez pas fait l’expérience, il est difficile de croire qu’un membre de confiance de votre personnel puisse vous voler. Une étude a évalué qu’une entreprise perdait en moyenne six pour cent de ses recettes totales annuelles dans des vols impliquant les employés. En outre, les statistiques indiquent qu’un concessionnaire sur cinq est confronté à un problème de demande d’indemnisation liée à un employé. Des méthodes saines concernant la prévention des pertes attribuables à la malhonnêteté des employés et une protection adéquate sont visiblement des éléments importants pour protéger votre résultat net.

Ces incidents peuvent impliquer un ou plusieurs membres du personnel. L’histoire démontre que le profil d’un voleur interne est une personne ayant sept ans d’expérience ou plus dans la concession et qui occupe un poste de confiance. Ces personnes établissent des procédés malhonnêtes élaborés qui évoluent et se développent au fil du temps. C’est souvent l’avidité qui met en lumière la demande d’indemnisation, si les montants n’avaient pas augmenté ou les circonstances n’avaient pas changé, les incidents seraient passés inaperçus. Les demandes d’indemnisation que nous avons observées sont passées par toute la gamme de fraudes : du faux employé, en passant par les comptes fournisseurs fictifs et le fieffé voleur d’espèces, de pièces ou de fournitures au détournement de fonds. L’imagination créatrice ne semble pas avoir de limites lorsqu’il s’agit de voler son employeur.

Les concessionnaires ayant subi une perte attribuable à la malhonnêteté des employés sont souvent embarrassés et par conséquent, l’histoire n’est pas communiquée aux collègues et même dans le cadre d’un groupe de concessionnaires. Il est important de consigner les faits dans ce type d’affaires pour empêcher que des événements similaires se produisent dans d’autres magasins. Je me rappelle que plus d’une fois en visitant une concession, j’ai appris qu’une personne responsable d’une demande d’indemnisation pour malhonnêteté des employés auprès d’un autre concessionnaire était maintenant employée chez eux. Bien qu’une sélection adéquate ne vous empêche pas toujours d’embaucher la mauvaise personne, cela doit être votre premier moyen de défense. Il existe un certain nombre d’entreprises partout au pays qui peut vous fournir des services de vérifications des antécédents et de vérifications préalables à l’emploi. Nous recommandons d’utiliser ces services particulièrement au moment d’embaucher une personne dans un poste de confiance.

Les demandes d’indemnisation pour malhonnêteté des employés sont souvent difficiles à détecter et encore plus difficiles à prouver.

En général, nous voyons la nécessité d’une expertise comptable judiciaire et d’une enquête judiciaire. Le processus peut lui-même être compliqué par le fait que les incidents s’étendent sur un certain nombre d’années.

Voici quelques règles générales pour vous aider à prévenir les pertes attribuables à la malhonnêteté des employés :

• Réaliser la vérification des antécédents et y inclure la vérification des références.
• Tous les transferts de chèques ou de fonds supérieurs à 5000 $ doivent être contresignés.
• Les dépôts bancaires doivent être effectués quotidiennement et au besoin par deux membres du personnel.
• Les dépôts bancaires et les rapprochements bancaires ne doivent jamais être effectués par la même personne.

En tant que concessionnaire en titre, le fait d’être actif dans tous les services de votre concession sur une base régulière est un excellent moyen de défense pour vous protéger des pertes attribuables à la malhonnêteté des employés. Bien qu’il n’existe aucun moyen ultra-fiable de protéger votre entreprise, voici quelques étapes à suivre concernant le contrôle des risques qu’un propriétaire de concession devrait prendre en compte :

1. Vous devriez collecter et ouvrir tout le courrier sur une base régulière.
2. Procéder à une vérification régulière des ventes. Au moins quatre fois par an, choisir une transaction au hasard et assurer le suivi du début à la fin, y compris les ventes avec reprise et les cessions, les transactions financières et d’assurance, tous les ajouts du marché secondaire, toutes les transactions connexes du concessionnaire et tous les chèques liés à la transaction.
3. Une vérification régulière des pièces qui inclut l’ouverture de toutes les grandes caisses coûteuses.
4. Promouvoir les vérifications inter services dans le cadre de tous les services : les pièces neuves, et d’occasion, la carrosserie, finance et assurance et la comptabilité.
5. Se procurer une vérification du casier judiciaire de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ainsi que les rapports de solvabilité de tous les nouveaux employés occupant des postes essentiels. Souvent, l’évaluation du dossier financier en révélera davantage qu’une vérification du casier judiciaire.
6. Vérifier les références de tous les nouveaux employés par écrit ou par téléphone.
7. Assurer le suivi de tous les membres du personnel qui se connectent un nombre d’heures excessif, qui ne prennent pas de vacances ou de congé de maladie, qui font des travaux d’écritures confus ou de dernière minute; assurer également le suivi des achats internes du personnel, des changements de style de vie et des rumeurs concernant l’abus d’alcool ou d’autres drogues ou le jeu.
8. Assurer le suivi de tous les grossistes et des revendeurs à la sauvette et limiter
   (ou éliminer) leur accès s’il y a possibilité.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant un de vos employés,
il est préférable d’obtenir un avis juridique immédiatement. Communiquez ensuite avec votre courtier d’assurance pour discuter de votre couverture des détournements par
le personnel.