Réponse à la pandémie et fermeture temporaire des installations

L’évolution rapide de la pandémie de COVID-19 a poussé les gouvernements et les entreprises à prendre des mesures extraordinaires pour ralentir la propagation du virus et protéger les personnes. Par conséquent, de nombreuses organisations sont contraintes de fermer temporairement leurs installations. 

Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations, considérations et conseils pour assurer la sécurité de vos installations pendant leur fermeture temporaire. Veuillez noter qu’il s’agit d’une liste de recommandations inclusive, mais non exhaustive. 

Généralités

• Communiquez l’état de vos activités à toutes les parties prenantes clés qui doivent être informées, c’est-à-dire les employés, les fournisseurs et les principaux clients.
• Signalez la situation à votre prestataire de services de sécurité, à votre entreprise de surveillance, à votre courtier ou assureur, au service incendie et à la police locale.
• Surveillez vos installations tout au long de la fermeture. En cas de dommages aux bâtiments, aux équipements des bâtiments ou au matériel de production, contactez votre assureur dès que possible. Nettoyez ou réparez les dommages mineurs, notamment ceux causés par le vandalisme dès que vous en aurez la possibilité.

Conservation générale des biens

• Préparez-vous à un éventuel retard de la part de tous les services d’intervention d’urgence (police, pompiers et services médicaux d’urgence). En raison de la situation actuelle, les services d’intervention d’urgence devront classer leurs réponses par ordre de priorité. Cela signifie qu’il est possible que l’activation d’une alarme incendie, les dommages matériels, les actes de vandalisme ou les délits non violents ne soient pas considérés comme des priorités et que la réponse à ces situations soit retardée.
• Assurez-vous que vos plans d’intervention d’urgence sont à jour. 
  • Examinez et mettez à jour les coordonnées des personnes-ressources, notamment leurs numéros de téléphone, ainsi que les chaînes de communication.
  • Assurez-vous que les coordonnées d’urgence de chaque site sont clairement affichées à l’intention des services d’intervention d’urgence. 
  • Veillez à ce que les boîtes destinées aux pompiers contiennent des renseignements à jour sur les installations et assurez-vous que ces intervenants disposent des contrôles d’accès requis.
• Assurez-vous que les systèmes de sécurité et d’alarme incendie fonctionnent correctement et qu’ils sont connectés à deux supports de communication indépendants (radio, cellulaire, composeur numérique, etc.) qui peuvent alerter votre fournisseur externe de services de surveillance.
• Assurez-vous que toutes les sorties de vos bâtiments fonctionnent normalement. Veuillez noter que le code vous interdit de modifier les sorties d’un bâtiment, même si ce dernier a été évacué. Par exemple, les portes extérieures ne peuvent pas être verrouillées à l’aide d’une chaîne.
• Testez vos systèmes de communication d’urgence (messagerie SMS, flux RSS, composition automatique, courrier électronique, etc.). Envoyez des messages d’essai aux employés et demandez-leur d’en confirmer la réception.
• Assurez-vous que vos plans de résilience technologique et de rétablissement après sinistre sont à jour et soumis à des tests de résistance afin que les employés puissent demeurer productifs à distance. Si vous disposez d’un hébergement informatique sur place, surveillez fréquemment vos systèmes de refroidissement pour vous assurer que la sollicitation accrue des systèmes informatiques par les employés en télétravail ne crée pas un risque d’inflammation. Des climatiseurs portatifs ainsi que des ventilateurs de qualité commerciale doivent être disponibles pour permettre, au besoin, un refroidissement supplémentaire des allées et des pièces.
• Renforcez vos protocoles de cybersécurité auprès de vos employés et demandez-leur de rester extrêmement vigilants à l’égard des attaques par rançongiciel et hameçonnage. Les cybercriminels profiteront de la pandémie actuelle pour s’attaquer aux organisations et à leur personnel à distance. Vous trouverez d’autres renseignements à ce sujet ici :
  • Assurer sa sécurité en ligne pendant la période d’isolement liée à la COVID-19   
  • Les 10 mesures de sécurité des TI visant à protéger les réseaux Internet et l’information   
• Assurez-vous que tous les systèmes de drainage fonctionnent entièrement et que les sorties de drainage ne sont pas obstruées. Cela inclut les systèmes dans les cuvettes d’ascenseur, les sous-sols et les autres zones à basse hauteur. 
• Consultez votre fournisseur de services de garde de biens pour savoir comment désinfecter et nettoyer les bâtiments conformément aux meilleures recommandations. Vous trouverez les plus récentes directives à ce sujet ici :
  • COVID-19 Resources for Businesses and Employers (COVID-19 : Ressources pour les entreprises et les employeurs)  
• Assurez-vous que toutes les activités d’expédition et de réception sont suspendues ou prenez d’autres dispositions pour les services de livraison.
• Veillez à ce que toutes les mesures de lutte antiparasitaire et de lutte contre les rongeurs soient à jour et en place.
• Assurez-vous que les réservoirs de carburant de tous les dispositifs de secours, comme les génératrices diesel et les pompes à incendie diesel sont remplis.
• Coupez le courant en veillant à ce que les systèmes de sécurité et les systèmes de protection incendie n’en soient pas affectés.
• Vérifiez, à distance, que le système de gestion d’immeuble fonctionne entièrement. Vous devriez notamment être en mesure de vous connecter à ce système et de surveiller et contrôler vos installations. 
• Assurez-vous que les employés des installations disposent d’ordinateurs portables qu’ils peuvent utiliser à la maison pour surveiller le système de gestion d’immeuble.
• Rangez les dessins, dossiers et documents importants dans des classeurs, chambres fortes ou coffres-forts étanches et résistants au feu.

Sécurité des lieux

• Utilisez des barrières, des systèmes de surveillance et des systèmes d’éclairage pour prévenir, détecter et retarder tout accès illégal aux installations. Les criminels profiteront de la situation actuelle pour tenter de s’emparer des biens de grande valeur présents dans les installations apparemment vacantes et non sécurisées. 
  
  
  • Les systèmes de détection d’intrusion et de vidéosurveillance doivent être opérationnels et capables de transmettre leurs données à votre fournisseur externe de services de surveillance.
  • Votre système électronique de contrôle d’accès doit être modifié de manière à ce que seul le personnel essentiel d’une installation puisse accéder à celle-ci. Tous les programmes de déverrouillage ou d’ouverture automatique des portes et barrières doivent être désactivés. 
  • Les badges des employés non essentiels doivent être conservés sous clé jusqu’à la réouverture des installations.
  • Les clôtures périphériques doivent être en bon état, notamment les grillages et les barbelés installés au-dessus de ceux-ci et au sommet des poteaux, et il ne doit y avoir aucune brèche au niveau du sol.
  • Toutes les portes et fenêtres périphériques doivent être fermées et verrouillées. 
  • Les barrières d’accès pour piétons et véhicules doivent être fermées et verrouillées. 
  • Les coordonnées du centre de sécurité (SOC) et du personnel en disponibilité doivent être affichées sur toutes les portes et barrières à l’intention des premiers répondants, qui pourraient avoir besoin d’accéder aux installations en cas d’urgence.
  • Toutes les caméras périphériques doivent fonctionner entièrement et il doit être possible de voir à distance les lieux qu’elles filment au moyen d’un ordinateur portable ou d’un téléphone cellulaire. Si aucun matériel de surveillance fixe n’est installé, installez temporairement un système Wi-Fi prêt à l’emploi alimenté par batterie. Assurez-vous également que toutes les alertes de détection d’intrusion offertes par votre système de vidéosurveillance sont activées. 
  • Vous devez continuer d’utiliser et d’entretenir tous les dispositifs d’éclairage de nuit intérieurs et extérieurs. La lumière a un effet dissuasif sur les criminels et aide la police à surveiller vos installations. 
• Veillez à ce qu’un nombre raisonnable d’agents de sécurité soient présents pendant tous les quarts de travail afin de protéger vos installations. Pensez à adopter des quarts de travail décalés au cas où des employés seraient infectés ou devraient s’occuper de membres de leur famille, et envisagez également la réaffectation d’employés non essentiels occupant un poste fixe (sécurité à l’entrée) à des postes essentiels liés à la sécurité. Si vous n’avez aucun agent de sécurité sur place, pensez à faire appel à une entreprise de sécurité qui pourra temporairement effectuer des patrouilles dans vos installations. 
• Fournissez aux agents de sécurité l’équipement de protection dont ils ont besoin et montrez-leur comment s’en servir. Cet équipement de protection peut comprendre des masques faciaux N95 ou N100, des gants sans latex ainsi que des fournitures de nettoyage et de désinfection appropriées.
• Fournissez au personnel chargé de la sécurité les plus récentes coordonnées des responsables de la gestion des installations, des services des technologies de l’information et des membres de la direction.

Prévention des incendies et intervention en cas d’incendie

• Assurez-vous que les systèmes d’extinction des incendies ainsi que les systèmes d’alarme et de détection des incendies sont opérationnels et capables de transmettre leurs données à votre fournisseur externe de services de surveillance. Vérifiez également que toutes les pompes à incendie sont en mode automatique (« auto ») et que les minuteries de fonctionnement sont désactivées.
• Suspendez les activités d’inspection, de test et d’entretien des systèmes de protection et de détection incendie si elles nuisent au fonctionnement de ceux-ci. Seules les réparations critiques ou d’urgence doivent être effectuées et le processus de notification de dégradation des systèmes doit être respecté.
• Maintenez la chaleur à au moins 4 °C (40 °F) dans toutes les installations qui utilisent des systèmes d’extinction d’incendie fixes à base d’eau et des systèmes d’alimentation en eau domestiques. 
• N’effectuez pas de travaux « à chaud » dans vos installations à moins qu’il s’agisse de tâches essentielles ou de réparations urgentes. Si des travaux à chaud doivent être effectués, veillez à ce que les procédures appropriées soient en place et respectées, notamment une surveillance des risques d’incendie une fois ces travaux terminés.
• Assurez-vous que les extincteurs fonctionnent et que les plans d’évacuation affichés sont à jour pour le personnel essentiel qui doit travailler dans les installations.

Installations de fabrication

• Si aucune source d’alimentation d’urgence n’est disponible, éteignez les interrupteurs électriques contrôlant l’alimentation de l’équipement important pour éviter tout dommage causé par les interruptions d’alimentation imprévues.
• Arrêtez de façon sécuritaire les services et l’équipement non essentiels.
• Verrouillez et étiquetez l’équipement inactif.
• Entretenez et arrêtez l’équipement inactif conformément aux directives du fabricant.
• Immobilisez l’équipement de manutention.
• Prenez des mesures pour réduire la détérioration des produits existants ou des matières premières entreposées.
• Remettez en service l’équipement inactif conformément aux procédures établies ou aux directives du fabricant. Par exemple, assurez-vous que toutes les commandes de sécurité de l’équipement ainsi que tous les dispositifs de verrouillage sont opérationnels.

Éléments divers

• Testez et entretenez les systèmes d’alimentation d’urgence. 

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de conseils supplémentaires, veuillez communiquer avec votre conseiller en évaluation des risques portant sur les biens de Marsh Évaluation des risques ou consultez certaines des ressources propres au secteur ou portant sur l’équipement qui vous intéresse. 

Vidéo

La pandémie actuelle de COVID-19 perturbe notre vie quotidienne tout en ayant un effet très préoccupant sur l’économie mondiale. Et bien que le secteur de l’assurance ne puisse à lui seul soutenir les risques énormes que représentent les pandémies, il joue un rôle important tant dans le transfert des risques que dans l’amélioration de la gestion des risques.

Au cours d’une webémission de la série de Marsh sur la pandémie de COVID-19 – maintenant disponible en rediffusion – John Doyle, président et chef de la direction de Marsh, a expliqué comment les partenariats public-privé peuvent offrir des solutions relatives aux risques liés à la pandémie semblables à celles qui ont été établies pour lutter contre le risque lié au terrorisme.

M. Doyle a fait remarquer que Marsh travaille activement à l’élaboration de solutions potentielles pour les événements futurs. « Le temps presse », a-t-il insisté. M. Doyle a écrit à la fois au Congrès et au gouvernement de M. Trump pour offrir l’aide de Marsh à la création d’une solution publique-privée relative aux risques de pandémie.

Il a souligné quelques-uns des efforts continus de Marsh pour aider les clients à traverser la crise actuelle, notamment en cernant les principales tendances qui émergent et en aidant les clients à évaluer leurs plans de résilience. Il a également parlé d’un programme d’avantages sociaux supplémentaire lancé par Marsh, en collaboration avec Mercer. Bien qu’il ait d’abord été lancé en Italie, le programme est maintenant offert dans un certain nombre de pays, avec une garantie comprenant l’indemnisation pour l’hospitalisation et la convalescence, ainsi qu’une assistance post-hospitalisation.

En ce qui concerne l’avenir, M. Doyle a ajouté que les entreprises doivent trouver un meilleur équilibre entre résilience et efficacité, et a mis l’accent sur l’importance d’avoir un contexte lié aux risques plus sûr qu’avant la pandémie de COVID-19.

La webémission a examiné en profondeur la situation de l’indemnisation des travailleurs. Dennis Tierney, directeur des réclamations au centre d’excellence d’indemnisation des accidents du travail de Marsh, a indiqué que les États ont déjà pris des mesures réglementaires en matière d’indemnisation des accidents du travail liées à la pandémie, axées sur les travailleurs de la santé et les premiers répondants. Il a également mis en garde les entreprises : puisque moins de personnes travaillent, on pourrait s’attendre à ce que la fréquence globale des demandes d’indemnisation diminue. Au contraire, celles-ci pourraient affluer, même si certaines d’entre elles ne seront pas liées à la COVID-19. Un défi concerne les nouveaux employés qui pourraient ne pas recevoir une formation adéquate en matière de sécurité, ce qui pourrait entraîner des blessures. Il pourrait également y avoir des demandes d’indemnisation liées au télétravail et aux configurations de travail non ergonomiques à la maison. De plus, les employés mis à pied ou licenciés pourraient déposer une demande de prestations d’indemnisation d’un accident du travail afin de générer un revenu.

Larry Pearlman, vice-président principal du groupe d’expertise en stratégies de main-d’œuvre de Marsh Évaluation des risques, a parlé des obligations des employeurs en matière de déclaration et de tenue de dossiers liées aux cas confirmés de COVID-19. Il a également abordé une situation potentiellement dangereuse : les employés distraits sont plus enclins à faire des erreurs qui pourraient menacer leur sécurité. Les employeurs, a-t-il souligné, devraient redoubler d’efforts quant à la sécurité et clarifier leurs attentes en la matière en faisant des recommandations précises et en appliquant des pratiques particulières. Ils devraient aussi remercier ceux qui posent les bons gestes, rappeler à leurs employés l’importance du recours hiérarchique et faire preuve d’empathie.

Une partie importante de la webémission a été consacrée à répondre aux questions du public. La D^re Lorna Friedman, responsable de la santé mondiale au sein du groupe de clients multinationaux de Mercer, a indiqué que la distanciation sociale, bien qu’elle soit difficile, est l’outil le plus important pour combattre la pandémie en ce moment. Elle a ajouté qu’il est probable que les personnes restent prudentes jusqu’à ce qu’un vaccin contre le coronavirus soit disponible.

James Crask, responsable des services-conseils en matière de résilience mondiale au sein de Marsh Évaluation des risques, a souligné que les organisations devraient commencer à se préparer pour le moment où elles pourront rouvrir leurs locaux. En restant en contact avec leur main d’œuvre, y compris celle qui a été mise à pied, les entreprises peuvent aider à faciliter la reprise de leurs activités tout en atténuant l’anxiété de leurs employés.