3 maneras de preparar a los empleados para el nuevo espacio de trabajo

Una vez que se ha establecido un plan de regreso al lugar de trabajo y se han tomado medidas para adecuar el espacio, es importante establecer un plan de comunicación y protocolos que preparen a los empleados para su "nuevo" ambiente de trabajo.

Es probable que los empleados que vuelven a la oficina se preocupen por su exposición al virus y su posible contagio, con las consecuencias que eso conlleva, por ejemplo; infectar a familiares. En este sentido, una comunicación frecuente que incluya las precauciones que la organización está implementando para preservar la seguridad, servirá para despejar algunas dudas.

También es importante aliviar las preocupaciones de los empleados, teniendo en cuenta estos tres puntos:

Establecer comunicaciones frecuentes

El qué, el cómo y el cuándo de la comunicación es esencial para crear y mantener un ambiente de trabajo seguro. Hay que considerar la posibilidad de compartir con antelación el plan de regreso, las medidas para mantener la seguridad y el papel que desempeñan los empleados en este nuevo espacio de trabajo.

Para realizar las comunicaciones, existen muchos formatos; carteles, vídeos, mensajes de texto, correos electrónicos, boletines informativos, charlas y/u otros medios. Aunque el correo electrónico suele ser lo más habitual para dirigirse a la totalidad de los empleados, hay que considerar la opción de segmentar los mensajes y adaptarlos para subgrupos de empleados que puedan necesitar información adicional más detallada basada en su función. Asimismo, cada equipo también debe determinar la frecuencia de las comunicaciones específicas para asegurar una recepción adecuada.

Por ejemplo, para ayudar a mitigar la transmisión del COVID-19, es conveniente que la organización aumente sus prácticas de limpieza y desinfección de las superficies, equipos y otros elementos del entorno de trabajo. Compartir estas prácticas con sus empleados, así como cualquier actualización que se haga en el plan de limpieza, refuerzan la transparencia y la confianza de la plantilla.

Establecer una comunicación bidireccional

Concienciar a los empleados sobre la respuesta de la organización ante el COVID-19 es un elemento fundamental del plan de regreso. Sin embargo, no basta con explicar los requisitos de entrada para los empleados y visitantes o asesorar sobre los planes de formación. La organización también debe facilitar una vía para que los empleados den su opinión y hagan preguntas utilizando medios como encuestas y controles periódicos de los equipos.

Frente al riesgo de contraer el COVID-19 en el lugar de trabajo, en el plan de regreso es fundamental reafirmar la preocupación de la organización por la seguridad y el bienestar de los empleados y revisar los principales riesgos de seguridad inherentes a cualquier nueva operación. Esto aumentará la confianza de los empleados y servirá para promover la seguridad implementada por la organización.

Proporcionar formación

Los empleados se encontrarán un ambiente de trabajo completamente nuevo, en el que tendrán que ser colaborativos para mantener un espacio de trabajo seguro para todos. A continuación, se presentan algunos temas que el plan de formación de la organización debe tener en cuenta al reincorporar sus empleados a la oficina. Hay que considerar la posibilidad de que estas formaciones sean obligatorias.

-          Formación sobre el COVID-19

·         Información general sobre el virus.

·         Explicación de cómo se propaga.

·         Síntomas de COVID-19.

·         Qué hacer si se siente malestar, ya sea en el trabajo o en casa.

·         Reforzar el quedarse en casa si se está enfermo.

·         Información general sobre la notificación de casos sospechosos o confirmados de COVID-19, y cómo será gestionada esa información por la organización, incluyendo el nivel de detalle que se revelará a otros trabajadores.

-          Formación para la seguridad de los empleados

·         Cómo mantener el distanciamiento físico y reducir el contacto.

·         Información general sobre el equipo de protección personal.

·         Medidas de protección respiratoria, incluyendo cubrirse al toser y estornudar.

·         Importancia de lavarse las manos frecuente y minuciosamente.

·         Información sobre la localización de contactos (si está disponible).

-          Formación en el lugar de trabajo

·         Orientación sobre los viajes de negocios y las interacciones con los clientes y proveedores.

·         Posibles restricciones en los turnos de trabajo debido a regulaciones gubernamentales.

·         Consideraciones sobre el transporte de los empleados hacia y desde el trabajo.

·         Cualquier cambio en el paquete de beneficios del empleado, como un aumento en el número de días de baja por enfermedad remunerada.

·         Desaconsejar el uso de teléfonos, escritorios, oficinas u otras herramientas y equipos de trabajo de otros trabajadores, cuando sea posible.

Si actualmente está diseñando un plan de regreso para su organización o buscando información sobre cómo mejorarlo, descargue nuestra Guía gratuita; The Practical Guide to Returning People to the Workplace Safely  para que las personas lleguen al lugar de trabajo de manera segura. En ella encontrará información y recursos útiles para ayudar a que sus empleados se incorporen a la oficina de manera segura.